Het lijkt alsof we de pedalen verloren zijn. Versnipperde aandacht. Eindeloze werkdagen. Geen tijd voor taken die ons op lange termijn een gevoel van voldoening geven.
Dat is niet alleen slecht voor ons welzijn.
Dat is ook slecht voor de productiviteit van onze teams.
Ik begeleid dan ook graag managers met als doelstelling:
meer tijd voor waardecreatie
hogere productiviteit van het team
meer welzijn
Ik ben net gestart met een begeleiding van een team bij Beiersdorf. 3 korte, intense sessies van 1,5 uur.
In een reeks van 3 blogs neem ik je graag mee in dat traject: je komt te weten welke inhoud ik geef, welke vragen ik de deelnemers geef en hoe ik ervoor zorg dat ik zo weinig mogelijk zelf aan het woord kom. Want ja, wanneer deelnemers zelf tot inzichten komen, dan blijven ze beter plakken.
Deze morgen had ik een eerste sessie. Hier gaan we dan.
Deel I: van hybride naar goed werk
'Hybride werken op zich is geen interessant vraagstuk. Het wordt wél interessant wanneer we het zien als een opstap naar goed en duurzaam werk. Maar hoe maken we de link tussen beide concepten?'
Die vraag stel ik de deelnemers bij de start.
Geen eindeloze powerpoints dus.
Eén van de deelnemers stelt me direct een bijvraag:
wat bedoel jij met 'duurzaam', Isabel.
Meteen interactie van bij de start dus.
Ik licht toe:
1; gezond
2; langdurig
3; optimaal gebruik makend van onze bronnen van energie die niet onuitputtelijk zijn
Na 3 minuten individuele bedenktijd komen volgende antwoorden:
'Voor COVID-19 lag het werk vast: we gingen vijf dagen naar kantoor. Nu kunnen we keuzes maken en die keuzes dwingen ons stil te staan bij de volgende vragen: hoe zorgen we voor een goede output en dan nog eens op zo'n manier dat het ook mij energie geeft.
'De gezondheidscrisis heeft ons ertoe aangespoord om bewuster na te denken over tijd, efficiëntie, over hoe we bijdragen tot doelstellingen.'
'Hybride werken zet ons ertoe aan om betere keuzes te maken én om proactiever te zijn.'
'Was het zinvol om naar kantoor te gaan? Wat is de toegevoegde waarde van fysiek samen zijn? Wat kan ook digitaal en wat zeker niet? Vragen die we ons vroeger niet stelden.'
Fantastisch vind ik dat. Wanneer deelnemers - zonder veel input - zelf tot interessante inzichten komen. Wat een goede vraag en al wat stilte al niet vermag.
Op het einde vat ik als volgt hun antwoorden samen.
'Van wat jullie gezegd hebben onthou ik vooral:
bewuste keuzes - stilstaan bij tijd & efficiëntie
energie
proactiviteit'
Deel II: grip op waardecreatie
Bij de start van deel II alweer niet te veel uitleg. Maar een beeld en een vraag.
Ik geef de deelnemers onderstaande tekening en vraag hen die te relateren aan hun takenpakket: hoe zouden zij olifantentaken definiëren, wat zijn karakteristieken van rondspringende konijnen en van zebra's?
Op dit punt denk je wellicht: wacht eens even. Dat verwijst toch naar die metafoor van Thomas Boone Pickens 'when hunting elephants, don't get distracted chasing rabbits'?
Dat klopt.
Alleen heb ik gemerkt dat die metafoor niet afdoend is voor 'werk'.
Ons takenpakket bestaat niet alleen uit olifanten en konijnen. Er is ook nog een tussencategorie. Die heb ik dan zebra's gedoopt.
Bovendien zag ik ooit eens van een andere organisatie een werkblad met daarop: bepaal per dag je olifanten'. Met 5 lijnen eronder.
Ik heb me daar altijd aan geërgerd aan dat blad dat ik hier en daar zag opduiken.
De reflectie over de verschillende soorten taken doe je niet per dag.
En als we al 3 olifanten hebben om op te jagen, dan geraken we al een heel eind.
Ook hier liet ik de deelnemers eerst in stilte nadenken. En ook hier kwamen de deelnemers zelf tot interessante inzichten.
Olifanten: daarmee maken wij het verschil - ze vragen meer tijd en dus denkwerk - ze hangen vaak niet vast aan een urgente deadline - zijn eerder strategisch van aard - staan meestal niet gepland in de agenda, of worden makkelijk verschoven.
Konijnen: geven ons een vals gevoel van productiviteit - eerder kleinere taken.
Zebra's: meestal wél gepland in de agenda, maar uitgevoerd in de marge van de dag ('s morgens vroeg en 's avonds laat of erger nog: in het weekend).
Het fijne aan metaforen is dat ze mensen makkelijk laten praten, het prikkelt hun verbeelding. Zo zei een deelnemer 'verwijs je met de zebra's naar de recurrente meetings met hun vaste patroon, Isabel?'
Aha! daar had ik zelf nog niet bij stilgestaan.
Vervolgens maken we het concreet.
Aan de hand van een voorbeeldlijst van mijn drie soorten taken met het gewenste aantal uren per week, vraag ik deelnemers die taken voor zichzelf op te sommen. Dan vraag ik hen hun olifanten en zebra's neer te schrijven in de chat.
Een samenkomst is intenser en betekenisvoller wanneer de host ervoor zorgt dat het merendeel van de interactie plaats heeft, NIET tussen de host en de deelnemers, maar tussen de deelnemers zelf. Het is een truc die ik haalde uit het boek 'The Art of Gathering' van Priya Parker. En ik pas hem graag toe. Op dit moment van de workshop vraag ik de deelnemers om elkaar bijvragen te stellen.
Het wérkt.
Deel III: grip op tijd
De dialoog die zich installeert tussen de deelnemers gaat al snel over op de vraag: hoe garanderen jullie dan dat jullie tijdens normale kantooruren wél werken aan olifanten en zebra's?
Als je ook hier weer voldoende stilte laat, dan komen de meest interessante ideeën uit de groep zelf.
Zo hoorde ik deze namiddag:
Wanneer ik een moeilijke taak rond moet krijgen, zet ik notificaties bewust af. Ik voel me daar niet schuldig over. Ik moet eerst voor mezelf zorgen alvorens ik kan zorgen voor de anderen.
Ik plan een meeting in waarin ik mezelf verplicht om mijn team of mijn manager info te geven over een olifant.
Het klopt dat de konijnenjacht voldoening geeft. Maar eerlijk? Ik krijg pas écht voldoening van het neerschieten van die grote olifant. Dat besef helpt me.
Er zal nooit tijd overschieten, er zal nooit extra tijd zijn. We moeten altijd tijd maken. Dat proactieve dat we zelf zonet vermeldden is belangrijk.
We halen ook voldoening en energie uit sociale contacten, maar vanaf wanneer worden die een soort van inbreuk op onze efficiëntie?
We moeten meer discipline aan de dag leggen.
Een leidinggevende heeft niet alleen als toegevoegde waarde om zijn medewerkers te helpen. Het is ook zijn/haar taak om het team meer zelfredzaam te maken. Zo maken we zelf meer tijd vrij om op olifantenjacht te gaan.
Om dit stuk af te sluiten toon ik een fragment uit de film van Alice in Wonderland die de Cheshire Cat tegen lijf loopt. De link vind je onder de visual.
Aan jullie om zelf even te gaan piepen.
Bekijk het stukje 1'14" - 1'32".
Ja - dit is mijn favoriete stuk van de sessie.
:-)
Als samenvatting van dit deel toon ik het volgende woord in hoofdletters.
INTENTIONALITY.
En ik verwijs ook naar het recente onderzoek van Gartner over hybride teams. Die teams die bleken bewust stil te staan bij hun manieren van samenwerken (fysiek / digitaal en synchroon / asynchroon), dié bleken het meest productief te zijn.
Is dit nu geen gewone cursus timemanagement?
Sessie 1 leunt zeker aan bij een gewone cursus timemanagement.
Ik denk toch het verschil te maken door de manier waarop ik de sessie begeleid. Ze is kort en intens. Ik garandeer dat vooral de deelnemers aan het woord komen. En natuurlijk zijn er een reeks inzichten waarvan ik weet dat ze aan bod moeten gekomen zijn. Denk aan de verleiding van de dopamine shots, het feit dat onze hersenen gemaakt zijn om voorrang te geven aan wat makkelijk en nieuw is, het verschil tussen 'hedonistisch geluk' en 'eudaimonia'.
Bovendien is dit maar een opstapje naar sessie 2.
Dan gaan we verder en dieper:
ik leg uit waarom de inzichten van sessie 1 niet voldoende zijn - en waarom dus gewone cursussen timemanagement niet werken
ik link de olifanten en de zebra's aan de verschillende soorten van motivatie van Deci & Ryan (gecontroleerde versus autonome motivatie - om dat dan weer te linken aan energie). En neen ik kom dan niet aan bij de onnozele slagzin 'do not manage your time, manage your energy'. Dat is een dooddoener van jewelste. Tijd en energie gaan samen.
we verdiepen ons in het concept focustijd en asynchrone samenwerking
In sessie twee zal er zeker iets meer 'push' zijn van mijn kant.
Om te garanderen dat sessie 1 maximaal naweeën vertoont, vraag ik de managers de volgende vragen met hun team te bespreken:
Vraag 1: wat zijn onze olifantentaken?
Een verbindende oefening die leidt naar meer grip op waardecreatie.
Vraag 2: met welk soort gedrag storen we nu elkaar?
Aha! Dat is een plezante vraag.
In de nasleep daarvan: hoe komt het dat we elkaar vaak vragen moeten stellen - kunnen we werken met consultatie-uren - met welk gedrag moeten we zeker stoppen?
Alweer een verbindende oefening die leidt naar meer grip op tijd.
Ik ben benieuwd naar de inzichten van de leidinggevenden.
Wil jij dat teams meer tijd vrij kunnen maken om te werken op dié taken die waarde creëren voor je organisatie?
Wil jij werken tegelijk op de productiviteit en het welzijn van je medewerkers?
Wil jij verder gaan dan de gewone cursus timemanagement die nergens toe leidt?
Contacteer me dan: isabel.declercq@connectsharelead.com