Je kent het wel: het kwadrant dat je toelaat om in één oogopslag een overzicht te krijgen van wat jou vandaag te doen staat. De Heilige Eisenhower Matrix. Het idee erachter komt van Dwight D. Eisenhower die in de jaren ’50 president was van de USA. Â
De matrix zelf is echter niet van Eisenhower. Wel van productiviteitsgoeroe Covey die 30 jaar geleden wereldwijd succes boekte met The 7 Habits of Highly Effective People. Â
Dat kwadrant waar velen hoog mee oplopen en dat je zeker en vast op je taloor gekletst krijgt tijdens een cursus timemanagement: het deugt niet.
Of beter: het deugt niet meer.
Ik zie al zeker 4 redenen waarom het Hooggeprezen Model niet (meer) werkt:
1.
Er gaat te veel belang naar ‘dringendheid’
Er zijn maar 2 assen, 2 parameters. En 1 daarvan is ‘dringendheid / urgentie'. Die weegt dus voor de helft door.
Misschien was in het de hoogdagen van Covey nog makkelijk om een onderscheid te maken tussen dringend en minder dringend. Vandaag is dat een huzarenstuk geworden. De oorzaak? De digitale tools die alles in een hogere versnelling hebben gebracht; Ze geven ons het gevoel dat alles hoogdringend is.
Kortom: met die éne parameter schieten we  – in onze versnelde digitale tijden – weinig op.
2.
Er staat een fout in
Het kwadrant maakt duidelijk wat je nu moet doen: de taken die belangrijk én dringend zijn. De belangrijke maar minder dringende taken, die moet je dan weer plannen. Uitstellen dus. Naar een volgend moment.
Dit is manifest fout advies.
Wanneer je je dag start met wat belangrijk én dringend is, dan kom je nooit meer toe aan het realiseren van je strategische taken. Dan wordt het begrip ‘proactiviteit’ een fata morgana dat zich elke dag alsmaar verder van jou verwijdert.
Kortom: de veelgeprezen Eisenhower matrix zorgt ervoor dat we geen grip hebben. De matrix herleidt ons tot dolgedraaide uitgeputte hamstertjes.
3.
Er ontbreekt een parameter: die van energie
Covey schrijft voor: wat voor jou niet belangrijk is en niet dringend, dat delegeer je.
Ik kan me niet van de indruk ontdoen dat deze visie getuigt van een neerbuigende houding ten opzichte van medewerkers. Die dan de ‘niet belangrijke’ taken in hun bak gedumpt krijgen.
Natuurlijk is delegeren belangrijk. Maar wat je delegeert zijn taken die wel degelijk belangrijk zijn, maar waar jij zelf niet zo goed in bent. Taken die je energie kosten en die je beter in de handen laat van mensen die daar wél begeesterd door zijn. Zo laat ik mijn website onderhouden door een marketing professional. En de facturatie, die ligt in de gemotiveerde handen van mijn man die kickt op detailinformatie.
Kortom: de parameter energie ontbreekt.
De veelgeprezen Eisenhower matrix herleidt ons tot dolgedraaide uitgeputte hamstertjes.
4.
Het suggereert volledige controle
Het model suggereert dat het mogelijk is om alle taken op het einde van de dag af te vinken. Dat kon misschien nog in de jaren ’90, de hoogtijdagen van Covey. De complexe realiteit van vandaag is anders: voor een kenniswerker is het werk nooit ‘af’. Er wachten steeds extra taken, extra mails, extra chats, extra Whatsapp berichten, extra meetings, extra berichten op het Intranet …
Kortom: de Matrix zadelt ons op met een schuldgevoel. En daar schieten we niets mee op.
Â
Het eerlijke 3-stappenplan als oplossing
In onze overprikkelde en complexe tijden pleit ik voor een nieuw model. Of beter: een nieuw 3-stappenplan.
Eén dat brein-vriendelijker is.
Eén dat eerlijker is.
En ons dus niet opzadelt met een schuldgevoel.
Resultaat: meer grip op tijd, meer focus, meer impact.
Stap 1
Je start je dag niet met het openen van je computer. Je neemt een blad papier.
Stap 2
Je noteert 1 tot maximaal 3 taken. Taken die je die dag wil afwerken.
Je beginzin is telkens als volgt:
‘Ik kan vandaag beschouwen als beëindigd wanneer ik de volgende dingen gedaan heb.’
Die 3 taken zijn van een andere orde.
Taak 1 = je zit in een proactieve modus, je zoomt uit, je staat stil bij de lange termijn.
Bijvoorbeeld: ik analyseer het takenpakket van het team om te komen tot een betere werkverdelingÂ
Â
Taak 2 = hier zit je in reactieve modus.
Bijvoorbeeld: ik maak een briefing voor Sofia die de website maakt.
Â
Taak 3 = stuff
Bijvoorbeeld: 3 interessante leads in de agenda zetten om ze zeker op te volgen.
Stap 3
Op het einde van de dag overloop je de taken. En je kleurt de taken in 3 kleuren:
1.     Groen – Yes! I did it!
2.     Oranje – ik ben al een heel eind op weg geraakt, maar we zijn er nog niet
3.     Rood – niet gelukt om dit te doen
Â
En zo elke dag opnieuw.
Als een nieuw ritueel.
Waarmee je de werkdag begint en eindigt.
Jij als kapitein aan het roer van het schip
Het resultaat van dit ritueel?
De niet-belangrijke taken smelten als sneeuw voor de zon.
Je hebt meer grip op tijd, meer focus, meer impact.
Je hebt meer energie.
Bovendien geraak je af van dat eeuwige schuldgevoel. Je beseft: er zijn geen makkelijke oplossingen, wel trade-offs. Elke dag maak jij een bewuste keuze. En zeg je dus ook ‘neen’ tegen bepaalde taken die wel degelijk belangrijk en dringend zijn.
Er zijn geen makkelijke oplossingen. Enkel trade-offs.
En wat zeggen mijn coachees?
Being in control of my agenda and tasks brings me joy and fulfillment.
The practical exercises you gave helped me focussing. And I end up my days with a feeling of satisfaction. Thank you Isabel!
Not starting the day with emails helped me to focus.
Thinking in terms of the 3 categories helped me to make sure I had at least 1 task on High Impact.
I ended up being less on my mailbox and in Microsoft Teams.
Writing the 3 activities down really helped me to focus. It also gave me a great feeling in the evening - when the target was reached. Great!
Being in control of my agenda and tasks brings me joy and fulfillment.
Aan de slag!
Wil je graag individuele coaching om meer grip te krijgen op tijd en meer rust in je hoofd?
Wil je graag dat ik je team begeleid?
Contacteer me dan isabel.declercq@connectsharelead.com
