praktijkvoorbeelden 

The Focus Formula draait vandaag al bij organisaties in de financiële sector, de zorg én de publieke sector.

Lees hier hoe ik dat aanpakte in 3 sessies van 2 uur bij de CM. 

​​

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Het probleem — “Altijd druk, nooit voldaan”

“We zitten de hele dag in meetings. En op het einde van de dag hebben we het gevoel dat we nog niet toegekomen zijn aan ons werk.”

Die zin valt wel eens vaker tijdens mijn intakes bij organisaties die iets aan hun meetingcultuur willen doen. Maar al snel blijkt: dit gaat over meer dan vergaderen alleen. Er is geen tijd om te focussen. En ook de niet aflatende stroom van berichten weegt.

Medewerkers en leidinggevenden vertellen me dat hun werkdag bestaat uit een aaneenschakeling van back-to-back meetings. Het echte werk schuiven ze noodgedwongen naar de marge van de dag: ’s ochtends vroeg, of ’s avonds laat.

Het gevolg? Een werkdag vol activiteit, maar zonder voldoening. Geen focus. Geen grip op tijd. En zelden een tevreden gevoel aan het einde van de dag.

Het is een patroon dat veel organisaties zullen herkennen.

​

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​En wat niet werkt?

1. Een eenvoudige flowchart met 5 vragen die je in één oogopslag duidelijk maken of je een meeting moet beleggen of niet.

2. Wat ook niet werkt: enkel meeting etiquette regels. Daar veegt iedereen al snel zijn broek aan.​

3. En kan ook op de schop: een kwadrant (complex versus eenvoudig en dringend versus niet dringend) dat jou zegt wanneer je welke tool moet gebruiken.

Wat dan wél werkt? De Focus Formula.

​Wat is de impact?

Transformatie op 3 niveaus: individu, team, organisatie

Niveau 1: transformatie op niveau van de organisatie met een gedeeld kompas.

De grootste doorbraak kwam met het volgende inzicht: dat enkel een charter met vergaderetiquette nergens toe leidt. Wat wél werkt als startpunt: verbindende principes. Die vormen een stevig fundament. En bieden een veilig speelveld waarin teams samen aan de slag kunnen.

Een kompas.

​

Hieronder vind je de 5 leidende principes zoals opgesteld door CM Vlaanderen:

​​​​​​

1. Werken met impact boven druk bezig zijn: overleg draagt bij aan onze kernopdracht of gezamenlijke voortgang, met ruimte voor voorbereiding en verwerking.

2. Recht op focustijd: individuele tijd voor proactieve taken die bijdragen aan impact.

3. Overleg met een helder doel: samenkomen om te besluiten, co-creëren of verbinden.

4. Bewust communiceren: doordachte keuze van kanaal, doelgroep en urgentie.

5. Oog voor connectie en deconnectie: samen werken betekent ook ruimte maken voor pauzes en collega’s opzoeken voor een lunch of ander verbindingsmoment.​

​

​​​​​​​​​​​​​​​​​Niveau 2: wat teams nu anders doen

Aan de hand van een lijst met 10 vragen komen deelnemers tot afspraken: hoe willen wij vergaderen, samenwerken, focussen?

Dat levert verrassende gesprekken op — over beschikbaarheid, stoorgrenzen, wat echt dringend is, en hoe we elkaars tijd meer kunnen respecteren.

Hieronder enkele voorbeelden van afspraken: 

​​​​

• We respecteren elkaars focustijd. Dat veronderstelt wel dat die duidelijk is aangegeven in de agenda’s.

• We geven elkaar twee werkdagen tijd om een e-mail of chat te beantwoorden. Indien eerder een antwoord nodig is, moet dit aangegeven worden.

• Agenda van de meeting wordt 1 week op voorhand klaargezet en doorgestuurd naar de deelnemers. Er wordt gevraagd om de punten voor te bereiden, eventueel ook al feedback in de agenda aan te vullen, of zelf punten toe te voegen ten laatste 2 dagen voor de meeting.

• De agendapunten zijn geen bulleted points maar vragen. Dat zet de reflectie en de verbinding al in gang nog voor we samenkomen.

• No agenda – no attenda. Kortom: indien de agenda leeg is gaat de meeting niet door.

• Tijdens onze meetings besteden we nu ook tijd aan het werk dat op ons afkomt. En wat we daarvoor nodig hebben. Dat voedt onze proactiviteit. Het geeft ook rust.

• Die recurrente meetings zetten we te veel op vanuit automatische piloot. We hebben de frequentie naar beneden gehaald.

   

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Niveau 3: individuele transformatie - wat deelnemers nu anders doen

Veel deelnemers geven aan dat ze meer grip hebben op tijd, bewuster vergaderen, zich beter voorbereiden en explicieter nadenken over het doel van een overleg. Een greep uit hun reflecties:

• Ik heb meer grip op mijn tijd. Mijn werk heeft meer impact.

• Ik multitask écht veel minder. Dat geeft me rust.

• Het biedt me weer perspectieven waar ik ze soms niet zag. Ik voel een soort rust en extra tevredenheid.

• Je hebt eerlijke boodschappen gegeven. Dat is verfrissend. Complete controle kan gewoon niet. Je moet een deel chaos toelaten. Dat inzicht heeft me rust gegeven.

• Ik start mijn dag met het oplijsten van de drie taken waar ik die dag aan wil werken. Een proactieve – reactieve – stuff. Die simpele gewoonte garandeert dat ik de proactieve taak zeker uitvoer.

• Ik sluit Outlook en Teams wanneer ik focustijd neem en voel me daar niet meer schuldig over.

• Ik plan 2x per week 2 uur focustijd in en die blokken zijn heilig.

• Ik stel mezelf nu vaker de vraag: wat is écht belangrijk? Wat kan wachten?

• Ik werk minder versnipperd: ik check mijn mails in blokken. Niet meer tussendoor.

• Ik spring niet meer van de éne taak naar de andere. Ik werk er 1 eerst af.

​Wat dit traject zo uniek maakt

1. Het traject bestaat uit 3 interactieve sessies van amper 2 uur waarin deelnemers inzicht krijgen in hun huidige werkpatronen en de impact daarvan op hun focus en welzijn.

2. Tussen die sessie gaan ze concreet aan de slag. Eerst met kleinere, individuele opdrachten. Vervolgens samen met het team. Tijdens de sessies delen ze hun ervaringen. Dit garandeert dat er een gemeenschap van gelijkgestemden ontstaat die elkaar ondersteunt en inspireert.​

3. Deze combinatie van persoonlijke reflectie, praktische toepassing en gedeelde ervaringen zorgt voor een diepgaande en blijvende verandering.

Zoals een deelnemer het verwoordde:

“Ik laat dit niet verwateren. Ik heb al 2 vervolgsessies ingepland met het team."

​

​

De Magische Focus Formule is meer dan een training.

Het is een beweging naar meer focus. Naar een bewustere, effectievere en meer bevredigende manier van werken.

Wil je dat ook in jouw organisatie?

Neem contact met me op – dan bekijken we samen hoe The Focus Formula het verschil kan maken.

Mail isabel.declercq@connectsharelead.com

​

​

​​