Altijd druk, nooit voldaan? Hoe 3 sessies je teams brengen naar meer rust, focus en een betere samenwerking

Uit recent onderzoek van The Vigor Unit (UGent) met Waldon blijkt dat 30% van je medewerkers in een risicozone zit wat betreft welzijn.

30% - dat lees je goed.

Als je dat cijfer naar beneden wil krijgen moet je werken op de 3 volgende punten: vervaging werk/privé – perceptie hoge werklast – verbinding.

Dat zijn net de 3 punten waarop het traject ‘The Focus Formula’ werkt.

Ik rolde het traject onlangs uit bij een directiecomité (banksector) en bij 2 groepen leidinggevenden (verzekeringen).

Deze blog biedt jou een antwoord op de volgende vragen:

1.      Wat was het probleem?

2.      Wat is de impact van het traject?

3.      Wat maakt dit traject uniek?

---

'Ik vind het ongelofelijk hoe een opleiding van 3 keer 1.5 u zo’n impact heeft. En ik had dit gevoel al meteen na de eerste sessie. Dankjewel Isabel!'

---

Het probleem — “Altijd druk, nooit voldaan”

“We zitten de hele dag in meetings. En op het einde van de dag hebben we het gevoel dat we nog niet toegekomen zijn aan ons werk.”

Die zin valt wel eens vaker tijdens mijn intakes bij organisaties die iets aan hun meetingcultuur willen doen. Maar al snel blijkt: dit gaat over meer dan vergaderen alleen. Ook de niet aflatende stroom van berichten weegt.

Vroeger sprak ik graag over de vermaledijde ‘M&M’s’. Niet de snoepjes natuurlijk. Maar de overvloed van mails (M) en meetings (M). Ze ondermijnen onze geest. Net zoals snoep onze gezondheid. Alsof het nog niet erg genoeg was, is er sinds COVID nog extra vergif bijgekomen: de WC. Whatsapp en Chat.  

Medewerkers en leidinggevenden vertellen me dat hun werkdag bestaat uit een aaneenschakeling van back-to-back meetings. Het echte werk schuiven ze noodgedwongen naar de marge van de dag: ’s ochtends vroeg, of ’s avonds laat.

Het gevolg? Een werkdag vol activiteit, maar zonder voldoening. Geen rust in het hoofd. Geen grip op tijd. En zelden een tevreden gevoel aan het einde van de dag.

“’s Avonds ben ik moe. En toch voelt het alsof ik niks heb gedaan. Bovendien voel ik me schuldig als ik niet meteen antwoord op elk binnenkomend bericht.”

Het is een patroon dat veel organisaties zullen herkennen.

En wat niet werkt?

Een eenvoudige flowchart met 5 vragen die je in één oogopslag duidelijk maken of je een meeting moet beleggen of niet.

Wat ook niet werkt: enkel meeting etiquette regels. Daar veegt iedereen al snel zijn broek aan.

En kan ook op de schop: een kwadrant (complex versus eenvoudig en dringend versus niet dringend) dat jou zegt wanneer je welke tool moet gebruiken.

Wat dan wél werkt? De Focus Formula.

---

‘Jouw storytelling is verfrissend. En de opdrachten, je individuele feedback en de inspiratie tussendoor. Ja - dat maakt écht het verschil. Ik ben er zeker van dat ik dit thema verder meeneem en dat het nog lang zal nazinderen.

---

Wat is de impact?

Transformatie op 3 niveaus: individu, team, organisatie

Op het einde van deze blog leg ik je uit hoe het traject precies te werk gaat. Maar ik start hier graag met het resultaat.

Wat is de impact?

Wat doen medewerkers en leidinggevenden nu anders?

Welke afspraken hebben teams gemaakt?

En wat doet de organisatie?

Niveau 1: transformatie op niveau van de organisatie met een gedeeld kompas.

De grootste doorbraak kwam met het volgende inzicht: dat enkel een charter met vergaderetiquette nergens toe leidt. Wat wél werkt als startpunt: verbindende principes. Die vormen een stevig fundament. En bieden een veilig speelveld waarin teams samen aan de slag kunnen. Een kompas.

In de éne organisatie kwamen ze tot de volgende 5 principes. Die vatten samen hoe mensen willen samenwerken.

1. Impact boven ‘bezig zijn’

2. Voorbereiding is ieders verantwoordelijkheid

3. Asynchroon waar het kan, synchroon waar het moet

4. Agenda’s met ruimte, keuzes met moed

5. Iedereen is eigenaar van de vergadercultuur

In de andere organisatie kwamen ze tot de volgende 3.

1. Waardecreatie & respect

We werken aan wat ertoe doet. We creëren waarde voor collega’s, klanten en onszelf. Om dat doel te bereiken hebben we het volgende nodig: pro-activiteit, focustijd, het bewust inplannen van alleen en samen-werken. Al deze elementen getuigen van respect. Respect voor de tijd van de andere. Respect voor onze eigen gezondheid.

2. Verbinding

We streven naar meetings die momenten zijn van verbinding. Enkel informatie duwen is niet verbindend. Meetings die zijn voorbereid, die stipt starten en eindigen met een duidelijke output zijn dat wél.

3. Balans

We streven naar een juiste balans tussen snelle én tragere reactietijd. We stellen ons bewust de vraag: wat is écht dringend en welke tool gebruiken we daarvoor? 

---

Niveau 2: wat teams nu anders doen

Tussen sessie 2 en 3 zetten de deelnemers een meeting op met collega’s of hun medewerkers. Aan de hand van een lijst met 10 vragen komen ze tot afspraken: hoe willen wij vergaderen, samenwerken, focussen? Dat leverde verrassend eerlijke gesprekken op — over beschikbaarheid, stoorgrenzen, wat echt dringend is, en hoe we elkaars tijd meer kunnen respecteren.

We maakten concreet wat dringend is. We kwamen samen tot de conclusie dat dat 3 keer per week voorkomt. Dat was een eye-opener.

Hieronder enkele voorbeelden van afspraken die gemaakt werden in de verschillende organisaties:

• We respecteren elkaars focustijd. Dat veronderstelt wel dat die duidelijk is aangegeven in de agenda’s.

• We geven elkaar twee werkdagen tijd om een e-mail of chat te beantwoorden. Indien eerder een antwoord nodig is, moet dit aangegeven worden.

• Agenda van de meeting wordt 1 week op voorhand klaargezet en doorgestuurd naar de deelnemers. Er wordt gevraagd om de punten voor te bereiden, eventueel ook al feedback in de agenda aan te vullen, of zelf punten toe te voegen ten laatste 2 dagen voor de meeting.

• De agendapunten zijn geen bulleted points maar vragen. Dat zet de reflectie en de verbinding al in gang nog voor we samenkomen.

• No agenda – no attenda. Kortom: indien de agenda leeg is gaat de meeting niet door.

• Tijdens onze meetings besteden we nu ook tijd aan het werk dat op ons afkomt. En wat we daarvoor nodig hebben. Dat voedt onze proactiviteit. Het geeft ook rust.

• Die recurrente meetings zetten we te veel op vanuit automatische piloot. We hebben de frequentie naar beneden gehaald.

  
  

Wat begon als ‘anders vergaderen’, leidde tot bredere afspraken over samenwerking, voorbereiding, communicatie — én de moed om sommige gewoontes los te laten.

---

Niveau 3: individuele transformatie - wat deelnemers nu anders doen

"Ik lever merkbaar beter werk én voel me rustiger."

Veel deelnemers gaven aan dat ze meer grip hebben op tijd, bewuster vergaderen, zich beter voorbereiden en explicieter nadenken over het doel van een overleg. Een greep uit hun reflecties:

• Ik heb meer grip op mijn tijd. Mijn werk heeft meer impact.

• Ik multitask écht veel minder. Dat geeft me rust.

• Het biedt me weer perspectieven waar ik ze soms niet zag. Ik voel een soort rust en extra tevredenheid.

• Je hebt eerlijke boodschappen gegeven. Dat is verfrissend. Complete controle kan gewoon niet. Je moet een deel chaos toelaten. Dat inzicht heeft me rust gegeven.

• Ik start mijn dag met het oplijsten van de drie taken waar ik die dag aan wil werken. Een proactieve – reactieve – stuff. Die simpele gewoonte garandeert dat ik de proactieve taak zeker uitvoer.

• Ik sluit Outlook en Teams wanneer ik focustijd neem en voel me daar niet meer schuldig over.

• Ik plan 2x per week 2 uur focustijd in en die blokken zijn heilig.

• Ik stel mezelf nu vaker de vraag: wat is écht belangrijk? Wat kan wachten?

• Ik werk minder versnipperd: ik check mijn mails in blokken. Niet meer tussendoor.

• Ik spring niet meer van de éne taak naar de andere. Ik werk er 1 eerst af.

---

"Je verweeft filosofische bespiegelingen met concrete toepassingen. Die combinatie is beklijvend."

---

Wat dit traject zo uniek maakt

Het traject bestaat uit 3 interactieve sessies van amper 1,5 uur waarin deelnemers inzicht krijgen in hun huidige werkpatronen en de impact daarvan op hun focus en welzijn.

Tussen die sessie gaan ze concreet aan de slag. Eerst met kleinere, individuele opdrachten. Vervolgens samen met het team. Tijdens de sessies delen ze hun ervaringen. Dit garandeert dat er een gemeenschap van gelijkgestemden ontstaat die elkaar ondersteunt en inspireert.

Deze combinatie van persoonlijke reflectie, praktische toepassing en gedeelde ervaringen zorgt voor een diepgaande en blijvende verandering.

De Magische Focus Formule onderscheidt zich door:

• Geen one-size-fits-all benadering: deelnemers worden aangemoedigd om hun eigen oplossingen te vinden die passen bij hun unieke context en behoeften.

• Focus op eigenaarschap: in plaats van regels op te leggen, stimuleert het traject deelnemers om zelf verantwoordelijkheid te nemen voor hun werkgewoonten.

• Duurzame verandering: door de combinatie van inzicht, actie en gemeenschap ontstaat een blijvende transformatie in hoe mensen werken en samenwerken.

Zoals een deelnemer het verwoordde:

“Ik laat dit niet verwateren. Ik heb al 2 vervolgsessies ingepland met het team."

De Magische Focus Formule is meer dan een training; het is een beweging naar een bewustere, effectievere en meer bevredigende manier van werken.

---

Herken je de drukte zonder voldoening, de eindeloze meetings, het constante "aan staan"? Dan weet je ook wat het doet met je energie, je impact, je team. Maar het kan anders. Met de juiste aanpak verandert 3 x 1,5 uur niet alleen de agenda van je leidinggevenden en medewerkers, maar ook de manier van werken én samenwerken in je organisatie.

Wil je dat ook in jouw organisatie?

Neem contact met me op – dan bekijken we samen hoe The Focus Formula het verschil kan maken.

Mail isabel.declercq@connectsharelead.com